Nadere uitleg begrip “op de zaak betrekking hebbende stukken”

In dit recente arrest van 4 mei 2018 over een opgelegde navorderingsaanslag inkomstenbelasting heeft de Hoge Raad een aanvulling gegeven op het begrip “op de zaak betrekking hebbende stukken” zoals bedoeld in artikel 8:42 Awb en een aantal nieuwe vuistregels geformuleerd.
De Hoge Raad stelt voorop dat artikel 8:42 lid 1 Awb ertoe strekt dat de gegevens die van belang zijn voor de beoordeling van het in beroep bestreden besluit aan de rechter – en de wederpartij – beschikbaar worden gesteld. De in die bepaling neergelegde verplichting heeft ten doel te waarborgen dat een geschil over een genomen besluit wordt beslecht op basis van alle relevante feitelijke gegevens die aan het bestuursorgaan ter beschikking staan, zodat de belanghebbende zich daarover kan uitlaten en de rechter daarmee bij zijn beoordeling rekening kan houden. De in het arrest van 10 april 2015 (ECLI:NL:HR:2015:874) vermelde uitgangspunten blijven gelden. In aanvulling daarop overweegt de Hoge Raad (i) dat tot de te overleggen stukken alle stukken behoren die het bestuursorgaan ter raadpleging ter beschikking staan of hebben gestaan en die van belang kunnen zijn voor de beslechting van de (nog) bestaande geschilpunten. Hiertoe behoren niet stukken die zich bevinden onder derden en die niet aan het bestuursorgaan zijn verstrekt, ook al is deze bekend met het bestaan daarvan. (ii) Artikel 8:42 lid 1 Awb strekt zich ook uit tot stukken die pas in de loop van het beroep of hoger beroep ter beschikking van het bestuursorgaan zijn gekomen. Deze stukken dienen onverwijld aan de rechter te worden toegestuurd als de in deze bepaling genoemde termijn is verstreken. (iii) Tot de op de zaak betrekking hebbende stukken zijn niet beperkt tot de stukken die het bestuursorgaan heeft gebruikt ter onderbouwing van het besluit. Dit kunnen ook stukken zijn die wel ter beschikking hebben gestaan, maar die niet zijn gebruikt ter onderbouwing van het besluit. Stukken die het bestuursorgaan wel heeft gebruikt ter onderbouwing van zijn besluit, maar die voor de beoordeling van de zaak door de rechter niet (langer) van belang zijn, behoren niet tot de op de zaak betrekking hebbende stukken. Dit is bijvoorbeeld het geval indien stukken betrekking hebben op een element van de aanslag dat in beroep niet (meer) ter discussie staat. (iv) Als een stuk passages bevat die op de zaak betrekking hebben, is dit stuk als geheel een op de zaak betrekking hebbend stuk. (v) Ook ten aanzien van hetgeen hiervoor onder (i) tot en met (iv) is overwogen geldt dat indien het bestuursorgaan verzuimt te voldoen aan de verplichting om op de zaak betrekking hebbende stukken te overleggen het op grond van artikel 8:31 Awb aan de rechter is om daaruit de gevolgtrekkingen te maken die hem geraden voorkomen.
De verplichting van art. 8.42 lid 1 Awb ziet ook op in elektronische vorm vastgelegde, op de zaak betrekking hebbende gegevens, waaronder begrepen grafische weergaven en afbeeldingen, die – op papier of in andere vorm – leesbaar of anderszins waarneembaar kunnen worden gemaakt. Dit geldt echter niet voor softwareprogramma’s en andere elektronische systemen voor gegevensopslag, -bewerking, –verwerking of -beheer, aangezien dergelijke programma’s en systemen als zodanig geen op een zaak betrekking hebbende gegevens plegen te bevatten. Voor gegevens die worden opgeslagen, bewerkt, verwerkt of beheerd in databases heeft te gelden dat zij in beginsel alleen op de zaak betrekking hebben voor zover zij van belang en raadpleegbaar zijn met het oog op de aan de orde zijnde zaak. Deze gegevens vormen het op de zaak betrekking hebbende ‘stuk’, dat in de vorm van een afdruk of op een andere geschikte wijze ter beschikking moet worden gesteld.